Bạn là người làm công tác tổ chức sự kiện và bạn muốn chọn địa điểm để tổ chức? Bạn đang băn khoăn không biết làm chọn địa điểm nào cho phù hợp khi có quá nhiều điểm cho thuê “mọc lên”? Với kinh nghiệm nhiều năm cho thuê hội trường tổ chức sự kiện tphcm Sài Gòn Kết Nối gợi ý cho bạn những lưu khi khảo sát và lựa chọn địa điểm.
Nên Tổ Chức Sự Kiện Ở Đâu?
Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những khâu quan trọng cần được khảo sát kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định và ký hợp đồng. Tùy vào tính chất của mỗi loại sự kiện để bạn có thể đề xuất các địa điểm phù hợp chẳng hạn như: khai trương, khánh thành, lễ kỷ niệm, tiệc tất niên công ty, lễ ra mắt sản phẩm, thương hiệu mới …Đồng thời số lượng khách mời là một yếu tố cần xem xét khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
Những lưu ý khi lựa chọn hội trường tổ chức sự kiện
Vị trí hội trường phù hợp với khách mời đến tham dự sự kiện
Đây là tiêu chí đầu tiên mà nhà tổ chức cần quan tâm khi tìm thuê hội trường tổ chức sự kiện tphcm. Căn cứ vào từng loại sự kiện mà bạn chọn địa điểm thích hợp chẳng hạn như sự kiện ra mắt sản phẩm cần hội trường sang trọng lịch sự, sự kiện tuyên dương khen thưởng thì cần hội trường trang trọng. Một hội trường phù hợp với sự kiện sẽ góp phần rất đáng kể trong việc tạo ấn tượng với khách tham dự và ảnh hưởng tới sự thành công của sự kiện.
Ngoài ra bạn cũng cần khảo sát trước vị trí hội trường tổ chức sự kiện có thuận lợi trong việc đi lại hay không trước khi lựa chọn.
Nếu không đủ kinh phí để chọn thuê ở ngay trung tâm thành phố thì địa điểm bạn chọn hãy đảm bảo có giao thông đi lại thuận tiện, xung quanh có nhiều khu tiện ích. Bạn có thể khảo sát các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức để có thể chủ động hơn khi xử lý các tình huống có thể phát sinh trong sự kiện. Nên khảo sát cùng lúc để đưa ra lựa chọn tốt nhất và có cái nhìn tổng quan về khu vực diễn ra sự kiện.
Không gian hội trường đáp ứng tốt yêu cầu sự kiện
Bạn cần xem xét các yếu tố như: sảnh đón khách, hành lang và các khu vực có liên quan. Tiếp theo bạn cần xác định số lượng khách mời là bao nhiêu. Hãy chủ động tìm một hội trường rộng khi sự kiện của bạn có quy mô khách mời lớn để khách mời cảm thấy thoải mái. Đồng thời bạn cũng có thể lựa chọn kiểu setup phù hợp nhất.
Bạn đừng nên chọn một nơi quá nhỏ so với lượng khách đã được mời chỉ để “trừ hao” cho việc khách không đến đủ. Bạn cũng không nên chọn những hội trường quá lớn vì sẽ khiến khách mời không mấy tập trung do không gian quá loãng. Bạn hãy chọn những hội trường có thiết kế sang trọng nếu khách mời là những người có chức vụ cao, những người có tầm ảnh hưởng. Còn khách mời là học sinh, sinh viên thì hội trường cần trang nhã
Chi phí cho thuê hội trường tổ chức sự kiện tphcm hợp lý
Trước khi quyết định chính thức để thuê hội trường tổ chức sự kiện tphcm bạn nên tham khảo giá cả của nhiều nơi khác nhau. Hãy so sánh chất lượng dịch vụ và giá cả giữa các địa điểm với nhau để tìm kiếm và phân tích để tìm ra hội trường phù hợp nhất. Bạn hãy tìm đến các đơn vị có kinh nghiệm để được tư vấn địa điểm và mức giá phù hợp nhất. Nếu sự kiện có quy mô lớn và có nhiều hạng mục quan trọng.
Các dịch vụ đi kèm – thuê hội trường tổ chức sự kiện tphcm
Bên cạnh các trang thiết bị đầy đủ như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thiết bị trình chiếu…Bạn cũng cần chú ý đến tiệc teabreak trong thời gian giải lao, đồ uống hay các vấn đề về phục vụ…Một hội trường được cung cấp đầy đủ dịch vụ sẽ tốt hơn những nơi chỉ cho thuê hội trường tổ chức sự kiện tphcm đơn thuần.
Mức độ an toàn cho khách tham dự – thuê hội trường tổ chức sự kiện tphcm
Các nhà tổ chức sự kiện cần đặc biệt chú ý về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà. Cùng các vật dụng liên quan để đảm bảo mức độ an toàn cho người tham dự. Trước khi bạn quyết định thuê hội trường tổ chức sự kiện tphcm nên đề cập giữa hai bên về: lối hoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố. Đồng thời các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viện,…cũng cần khảo sát để có thể liên hệ khi gặp tình huống khẩn cấp.
Chỗ giữ xe thuận tiện
Bãi để xe là một yếu tố nhỏ nhưng cần quan tâm khi lựa chọn thuê hội trường tổ chức sự kiện tphcm. Vì một số địa điểm cho thuê thường không có bãi giữ xe hoặc nằm cách rất xa khu vực tổ chức. Điều này gây bất tiện cho khách tham dự. Bạn cần xem xét thật kỹ để tránh những rắc rối không đáng có
Mọi thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SÀI GÒN KẾT NỐI
Địa chỉ: 60 An Nhơn, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.
Điện Thoại : 0979 220 223 (Ms. Hoa)
Website: https://saigonketnoi.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/saigonketnoi.vn/
Email: saigonketnoi20@gmail.com