Thông cáo báo chí (tiếng Anh: Press release hay Video news release) là tài liệu mà các tổ chức gửi tới các cơ quan truyền thông nhân một sự kiện. Theo đó, những cơ quan truyền thông có thể căn cứ vào thông cáo báo chí và những tài liệu điều tra được để đưa tin, viết bài.
Đặc điểm của thông cáo báo chí
– Thông cáo báo chí là công cụ rất quan trọng để thu hút giới truyền thông và đưa tin đến công chúng. Do đó thông cáo báo chí là cầu nối giữa hoạt động PR của doanh nghiệp với giới truyền thông).
– Thông cáo báo chí là dạng tài liệu không có bản quyền, cung cấp tin tức cho báo chí viết bài nên thường khó kiểm soát.
– Thực chất thông cáo báo chí là một dạng thông điệp, cần đc viết với 4 nội dung:
+ Vấn đề ở đây là gì?
+ Giải quyết vấn đề đó là cấp bách và quan trọng.
+ Chúng tôi có thể giải quyết và đó là cách tốt nhất.
+ Khi vấn đề đc giải quyết thì lợi ích mang lại là gì?
Nội dung thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí gửi tới phương tiện truyền thông là báo in (Press release), hoặc báo hình (Video news release), hay báo mạng… thì đều đều có một tiêu chí chung đó là phải chứa tin và trả lời rõ ràng các câu hỏi (5W&H)
+ Who?: Ai là chủ thể của bản tin, đó là sự kiện hay hoạt động.
+ What?: Cái gì xảy ra mà công chúng và báo chí quan tâm.
+ Where?: Địa điểm diễn ra sự kiện là ở đâu?
+ When?: Thời gian cụ thể sự kiện diễn ra.
+ Why & How?: Nguyên nhân và tầm quan trọng của sự kiện.
Cấu trúc của thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí có bố cục theo mô hình tháp ngược.
Phần 1: Tóm tắt thông tin quan trọng nhất của sự kiện theo ý người viết, có hướng tới bạn đọc, chứa đầy đủ những nội dung cơ bản (5W&H)
Phần 2: Thông tin diễn giải và mở rộng cho phần mở đầu.
Phần 3: Tư liệu và thông tin bổ sung, các lời trích dẫn…
Phần 4: Thông tin về tổ chức phát hành thông cáo báo chí và địa chỉ liên hệ.
Các Chiến Thuật Để Viết Thông Cáo Báo Chí Ấn Tượng.
Đưa ta lời trích dẫn lôi cuốn.
Khi đã xây dựng được phông nền rồi, thì bạn cần phải vẽ nên những chi tiết bằng một trích dẫn mà các phóng viên có thể dùng để hiểu được ngữ cảnh của thông báo, và giúp họ hình dung được bức tranh tổng thể rằng tin tức của bạn sẽ có ảnh hưởng như thế nào đến lĩnh vực đang được đề cập, đến mạng lưới khách hàng và bối cảnh kinh doanh.
Lý tưởng nhất sẽ là các trích dẫn đến từ các cổ đông lớn nhất trong công ty của bạn, bao gồm ban điều hành, các lãnh đạo dự án, hoặc những ai mà thông báo này trực tiếp tác động đến. Việc trích dẫn từ các nhân vật lớn có thẩm quyền sẽ giúp nhấn mạnh tầm quan trọng của thông báo. Câu trích dẫn được lựa chọn nên có tính định hướng đối với câu chuyện đang được tường thuật và nhấn mạnh nội dung cốt lõi trong thông cáo.
Đừng phỏng vấn từng người một trong văn phòng và thấy cần phải trích dẫn đủ 25 người đã được hỏi – hãy chọn một hoặc hai người đại diện quan trọng và tập trung vào những câu trích dẫn xoay quanh góc nhìn độc đáo của họ.
Đặt tiêu đề thật lôi cuốn, thật mời gọi
Bạn đã có ý tưởng về thông tin cần thông báo trong đầu rồi, giờ là lúc để viết nó ra thành câu chữ và chia sẻ nó đến cộng đồng, đến những người theo dõi trong lĩnh vực của mình. Cũng giống như cách viết một tiêu đề hoàn hảo cho bài đăng trên blog, thì thành công đều bắt đầu từ phần tiêu đề (headline). Tất cả tinh hoa đều gói gọn trong một dòng, nghe có vẻ hơi đáng sợ, nhưng hãy suy nghĩ thật kỹ lưỡng, nếu cần có thể tham khảo thêm từ điển để làm cho tiêu đề chính trở nên thật “quyến rũ”.
Sử dụng các động từ hành động, rõ ràng, ngôn ngữ dễ hiểu, và tiêu đề phải đơn giản, ngắn gọn – sự ngắn gọn sẽ mang đến tính hiệu quả trên nhiều phương diện (đối với cả các công cụ tìm kiếm), vì vậy hãy giữ cho tiêu đề chỉ nằm trong một dòng để hướng sự chú ý của người đọc đến thông điệp đặt trên dòng trên cùng của bạn.
Và điều quan trọng nhất, là phải làm cho nó hấp dẫn: Hãy nhớ trong đầu là các phóng viên có hàng chục, nếu không muốn nói là hàng trăm thông cáo mỗi ngày, nên nếu muốn cạnh tranh được thì hãy đầu tư thời gian và công sức để viết nên một tiêu đề thật “đắt”.
Thông Tin Quan Trọng Nhất Của Sự Kiện Đặt Đầu Tiên
Để hướng công chúng cuốn theo sự kiện của bạn thì ngay phần đầu của thông cáo báo chí phải là những thông tin quan trọng nhất và hấp dẫn nhất của sự kiện. Nội dung đi thẳng vào vấn đề, có địa chỉ liên lạc, hạn chế dùng biệt ngữ. Mở đầu thông cáo báo chí, bao giờ cũng có những thông tin liên hệ (chữ nghiêng, cỡ chữ nhỏ hơn phần nội dung chính); sau đó đến Tiêu đề ( chữ in hoa, nghiêng, đậm); Ngày…tháng…năm; và tiếp theo là nội dung chính. Mở đầu ấn tượng với phần thể hiện thông điệp rõ ràng sẽ hấp dẫn mọi người tiếp tục theo dõi bài của bạn.
Đưa Thông Tin Dưới Nhiều Hình Thức Khác Nhau
Thông tin ở nhiều dạng thức khác nhau (multimedia): hình ảnh, video, graphic sẽ giúp nội dung dễ hiểu và tăng tương tác nhiều hơn. Bằng cách này cũng thu hút sự quan tâm của các báo và công chúng đến với thông tin sự kiện hơn và tăng khả năng tìm kiếm về sự kiện trong thời gian lâu hơn.
Thông Tin Có Ý Nghĩa Và Chọn Lọc
Nếu bạn đưa tất cả thông tin từ bé đến lớn, từ chi tiết đến tổng quát vào thì bài thông cáo báo chí đó rất dễ trở thành một mớ hỗn độn mà người nhận rất khó chắt lọc thông tin. Bởi vậy khi viết bạn cần xem xét, chọn lọc những về đề chính, cốt lõi đảm bảo đủ hấp dẫn, thu hút mọi người. Thay vì viết theo hướng mà mình cảm thấy thích thú thì hãy đặt mình vào tâm thế của người đón nhận để hiểu họ cần gì, muốn gì, khi đó bài thông cáo báo chí của bạn sẽ dễ dàng đến với mọi người hơn.
Chọn Ra Điểm Độc Nhất
Mỗi ngày, công chúng tiếp cận với hàng chục, hàng trăm sự kiện lớn nhỏ khác nhau, đồng nghĩa với việc sẽ có rất nhiều thông cáo báo chí được gửi đến. Vậy làm sao để trong một tập thông cáo báo chí hỗn độn đó công chúng vẫn lưu tâm đến sự kiện của mình? Hãy chọn ra một khía cạnh, một đặc điểm nổi bật độc nhất của riêng bạn đưa vào thông cáo báo chí để chắc chắn rằng sẽ tạo ra được hiệu ứng, “chấn động” trong giới truyền thông khiến mọi người tò mò, nhất định phải tìm hiểu và theo dõi câu chuyện của bạn.
Xác Định Đúng Thời Gian Gửi Thông Cáo Báo Chí
Bởi nếu gửi quá sớm hay quá muộn hiệu quả truyền thông sẽ không đạt như mong đợi. Vì vậy cần gửi thông cáo báo chí vào thời gian hợp lý để tối ưu sự quan tâm từ công chúng.
Mẫu định dạng thông cáo báo chí
Khi định dạng một thông cáo báo chí, bạn cần viết theo một lối đơn giản, đưa ra nhiều tin tức để một nhà báo có nhã hứng viết về nó có thể hình dung nó giống như là một bài báo trên trang tin tức của họ.
- Tiêu đề chính và tiêu đề phụ in nghiêng cần tóm tắt được nội dung tin tức
- Dòng mở đầu cần nêu lên địa điểm nơi tin tức diễn ra và đề tài của tin tức
- Sử dụng hai đến ba đoạn nội dung để đưa ra thông tin
- Sử dụng tính năng liệt kê dạng “bullet” với các số liệu và dẫn chứng thực tế
- Đặt phần mô tả về công ty ở phía dưới
- Đặt thông tin liên hệ và dòng “Để Đăng Ngay” (“For immediate Release) ở phía trên cùng
- Đặt cụm “###” ở cuối thông cáo
Như đã liệt kê ở trên, định dạng cần bao gồm được những mục truyền thống trong thông cáo báo chí như thông tin liên hệ, cụm “Để đăng ngay”, địa chỉ, và một phần giới thiệu ngắn về công ty của bạn. Nếu những mục này đã được đề cập cụ thể rồi thì bạn sẽ không cần phải nhắc lại nó trong phần nội dung thân bài nữa và bạn có thể tập trung về trình bày tin tức mà thôi.
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đặt “###” hoặc một ký hiệu khác ở cuối để cho người đọc biết rằng thông cáo đến đây là hết. Trong quá khứ, ý nghĩa của việc này là để giúp cho các nhà báo bận rộn với khối lượng lớn thông tin cần duyệt mỗi ngày không cần phải chờ đợi hoặc lật sang trang tiếp theo khi nội dung đã hết rồi. Tuy nhiên, thông lệ này vẫn còn được áp dụng và thực hành với nhiều sự tôn trọng cho đến ngày nay.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SÀI GÒN KẾT NỐI
Địa chỉ: 60 An Nhơn, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.
Điện Thoại : 0979220223 (Ms. Hoa)
Website: https://saigonketnoi.vn/
Email: saigonketnoi20@gmai.com
