Để một sự kiện thành công trong từng khâu cần sự chuẩn bị hết sức chu đáo. Trong đó việc chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện là một bước vô cùng quan trọng. Đây là bước không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Để lựa chọn được một địa điểm phù hợp có rất nhiều yếu tố mà dân Event phải cân nhắc. Dưới đây Sài Gòn Kết Nối sẽ đưa ra một số lưu ý căn bản. Để có thể chọn được vị trí cho chương trình của mình.
Số Lượng Khách Tham Dự
Một địa điểm tốt phải phù hợp với số lượng khách tham dự. Địa điểm đó không nên quá rộng hoặc quá nhỏ. Bởi một nơi quá chật hẹp sẽ khiến khách tham dự cảm thấy không thoải mái. Dẫn đến chất lượng chương trình giảm. Ngược lại một không gian quá rộng mà khách mời lại quá ít. Điều này sẽ làm loãng không khí của Event mà tăng chi phí thuê
Chưa kể chủ địa điểm sẽ không giảm giá cho các yêu cầu cắt giảm vì phần nhỏ còn lại họ sẽ không thể cho ai thuê mướn được. Trong trường hợp như vậy bạn cũng nên trả đủ chi phí nhưng cần ngăn nhỏ địa điểm lại. Điều này sẽ giúp đủ không gian cần thiết cho sự kiện. Một không gian quá lớn sẽ làm các vị khách cảm thấy lạc lõng. Bạn cũng nên cân nhắc định ra không gian phù hợp khi set up sự kiện. Chẳng hạn như với tiệc ngồi diện tích trung bình tối thiểu phải là 1m2/người.
Bố Trí Phòng Phù Hợp Với Sự Kiện
Có rất nhiều cách bố trí không gian tuỳ vào tính chất của mỗi sự kiện. Các nhà tổ chức sẽ set up bàn ghế theo các phong cách không gian khác nhau. Chẳng hạn như khách mời của bạn sang trọng và giàu có. Thì thuê địa điểm tổ chức sự kiện phải là khách sạn hoặc các khu resort cao cấp. Cùng với các dịch vụ kèm theo đạt chất lượng cao.
Việc lựa chọn một địa điểm tổ chức event không nên quá xa những người tham dự sinh sống. Chẳng hạn như bạn tổ chức hội nghị khách hàng ở khu vực thành phố HCM. Bạn cần chọn hội trường nào đó ở quanh khu vực Sài Gòn là lý tưởng nhất.
Tiện Ích Và Dịch Vụ Đi Kèm
Khi bạn đáp ứng được mong muốn của người tham dự để họ hài lòng ở mức cao nhất. Bạn cần biết một event thành công không thể xem nhẹ các yếu tố hỗ trợ trong đó. Chẳng hạn như nơi để xe tại cái trung tâm thành phố vẫn luôn là vấn đề nan giải. Vì vậy tình hình thiếu bãi đậu xe cần được chú ý đầu tiên khi chọn lựa địa điểm cho event. Nên ưu tiên chọn lựa những địa điểm có sức chứa lớn. Có dịch vụ giữ xe đáp ứng nhu cầu của khách tham dự chương trình.
Nhất là đối với những sự kiện rất đông người tham dự từ 300 – 500 người. Lúc này bạn cần khảo sát các bãi giữ xe để chính phòng khi bãi này quá tải. Bạn nên dự trù những bãi giữ xe sơ cua trong lúc khảo sát địa điểm. Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện mà bãi giữ xe không liền kề nơi tổ chức. Bạn nên thỏa thuận để nhân viên bãi xe sẽ dẫn xe ra bãi giúp khách. Bởi không ít những khách hàng sẽ rất bực mình nếu phải tự đem xe đi gởi và cuốc bộ hàng trăm mét để tới được địa điểm tổ chức.
Vấn Đề An Ninh, An Toàn
Trong lúc bạn đi tìm hiểu điểm thuê phòng hãy chú ý quan sát và dò hỏi. Cần có đủ phương tiện chữa cháy. Chẳng hạn như:
- BÌNH CHỮA CHÁY
- VÒI PHUN ÁP TRẦN
- THIẾT BỊ BÁO CHÁY
- CỬA THOÁT HIỂM
- NHÂN VIÊN BẢO VỆ
- CAMERA THEO DÕI
- HỘP CỨU THƯƠNG
- MÁY PHÁT ĐIỆN
Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện nên chọn có nhiều lối thoát và cách bệnh viện gần nhất. Nếu bạn dự định tổ chức tại một nơi cách xa trung tâm thì cần bác sĩ đi kèm. Để phòng cho những trường hợp khẩn cấp. Nhất là những event quy mô lớn cần có an ninh, cứu hỏa và cứu thương.
Những Quy Định Chung
Mỗi địa điểm thuê sẽ có những qui định riêng chẳng hạn như:
- Qui Định Về Giấy Phép Tổ Chức
- Về Việc Chụp Hình, Quay Phim
- Việc Mang Thiết Bị Nghe Nhìn
- Mang Đồ Ăn Thức Uống Từ Bên Ngoài Vào (Thay Vì Sử Dụng Của Địa Điểm)
- Giới Hạn Về Lượng Cồn
- Qui Định Về Tiếng Ồn, Về Trang Phục
- Qui Định Về Trang Trí Cho Chương Trình. (Bạn Không Thể Thay Đổi Cách Bài Trí Hay Đèn Của Địa Điểm Bằng Đèn Của Chương Trình. Hoặc Không Thể Dán Hoặc Sơn Bất Kì Gì Lên Tường)
- Qui Định Về Quảng Cáo (Không Được Đặt Banner Tại Cổng Ra Vào Chính Của Khách Sạn)
Cần tìm hiểu kĩ tất cả những qui định này trước khi quyết định thuê. Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện của Sài Gòn Kết Nối. Bạn sẽ không cần phải lo lắng bởi chúng tôi không có quá nhiều qui định phức tạp. Hãy liên hệ ngay để được tư vấn nhé.
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SÀI GÒN KẾT NỐI
Địa chỉ: 60 An Nhơn, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.
Điện Thoại : 0979 220 223 (Ms. Hoa)
Website: https://saigonketnoi.vn/
Email: saigonketnoi20@gmail.com
Fanpage: https://www.facebook.com/saigonketnoi.vn/
