Địa điểm tổ chức thuê hội trường là một trong những bước quan trọng khi tổ chức sự kiện, hội nghị hay hội thảo. Địa điểm thuê hội trường là nơi trực tiếp diễn ra toàn bộ. Do đó bạn cần được khảo sát kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định và ký hợp đồng với bên cho thuê. Vậy bạn cần quan tâm đến những lưu ý nào khi lựa chọn địa điểm tổ chức thuê hội trường hiện nay. Chúng tôi sẽ mang đến bạn câu trả lời gợi ý trong bài viết sau đây nhé.
Địa điểm tổ chức phù hợp
Việc đầu tiên cần làm là lựa chọn được một địa điểm phù hợp. Địa điểm tổ chức cần phù hợp với loại hình sự kiện mà bạn cần tổ chức. Điều này sẽ tạo cho sự kiện một không khí hài hòa dễ chiu. Đồng thời, khách mời cũng sẽ có được tâm lý thoải mái và dễhòa nhập với sự kiện hơn.
Bên cạnh đó, bạn nên nắm rõ được số lượng khách mời cuối cùng. Nhằm cân nhắc lựa chọn hội trường với diện tích đảm bảo và phù hợp nhất.
Bạn nên chọn địa điểm tổ chức thuê hội trường tổ chức sự kiện có địa chỉ rõ ràng, cụ thể. Bởi vì điều đó sẽ giúp khách mời tiết kiệm được thời gian tìm kiếm. Hãy chọn địa điểm cho thuê hội trường có bãi dỗ xe rộng rãi để khách mời của bạn không mất thời gian tìm kiếm nơi giữ xe.
Chất lượng hội trường
Chất lượng của hội trường bạn có thể kiểm tra được trong quá trình bạn đến khảo sát địa điểm. Những yếu tố khảo sát chủ yếu như: diện tích, nội thất, âm thanh- ánh sáng, sân khấu, không gian, điều hòa…
Khi cần thiết, tốt nhất bạn nên yêu cầu bên cho thuê chạy thử. Và cần lưu ý đến trường hợp dự phòng khi xảy ra mất điện.
Giá thuê hội trường
Hiện nay, khi các địa điểm cho thuê hội trường mọc lên ngày càng nhiều. Thì các đơn vị thường có các chương trình khuyến mãi nhằm kích cầu dịch vụ. Vì thế, bạn có thể lựa chọn và “săn sale” các địa điểm này để tiết kiệm phần nào chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Khi chọn địa điểm bạn cũng nên cân nhắc cho phù hợp với ngân sách hiện có để tránh những phát sinh về sau. Giá cả cho thuê địa điểm và các dịch vụ đi kèm cần phải được thể hiện chi tiết trong hợp đồng. Việc đó để đảm bảo quyền lợi cho cả hai phía.
Sức chứa và những dịch vụ, tiện ích đi kèm
Khi lựa chọn địa điểm cho thuê hội trường bạn hãy quan tâm về sức chứa của không gian trong hội trường. Chú ý, phần lối đi ra vào nên rộng rãi để đề phòng được rủi ro khi có hỏa hoạn xảy ra, mọi người có thể thoát hiểm kịp thời.
Tiếp đến, điều bạn cần quan tâm đến là những vấn đề về chất lượng đồ ăn, thức uống của nơi chọn thuê. Cca dịch vụ Wifi, khu vực hậu cần dành cho ban tổ chức, số lượng bàn ghế, khăn trải có đủ đáp ứng không,… . Hoặc những dịch vụ hỗ trợ mà phía cho thuê có thể hỗ trợ bạn.
Mức độ đảm bảo an toàn cho khách tham dự sự kiện
Một điều nhà tổ chức sự kiện, cần thuê hội trường cần đặc biệt chú ý. Là khi các bạn đi khảo sát địa điểm chính là mức độ an toàn cho người tham dự. Bạn nên tìm hiểu thật kĩ về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà. Hay tình trạng an ninh nội bộ và kề cận khu vực. Hãy chú ý các lối thoát hiểm và cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố cũng nên được đề cập giữa hai bên. Đó là một yếu tố rất cần thiết. Bạn cũng cần quan tâm đến các cơ quan chức năng như cơ quan công an. Hay bệnh viên xung quanh đó để có thể liên hệ khi gặp những tình huống khẩn cấp.
Hợp đồng thuê hội trường
Sau khi đã chọn được địa điểm cho thuê hội trường tổ chức sự kiện phù hợp. Điều cần thiết là bạn cần nắm rõ về các điều khoản đặt cọc và thanh toán. Cũng như cần phải nắm rõ các quy định, kiểm tra kĩ càng tình trạng trước khi thuê.Hãy xem xét chất lượng của hội trường để tránh phát sinh những chi phí không đáng có. Cuối cùng là cần hoàn thành hợp đồng đi thuê hội trường và thỏa thuận điều khoản cần thiết vói bên cho thuê
Tìm kiếm địa điểm cho thuê hội trường tốt, giá cả phải chăng
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ảnh hưởng đến toàn bộ các hạng mục trong sự kiện. Do đó, bạn nên lậ bảng khảo sát địa điểm và các yếu đánh giá để chọn ra địa điểm phù hợp nhất. Nếu vẫn chưa tìm được đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp cho mình, hãy liên hệ với Sài Gòn Kết Nối để được tư vấn. Với đội ngũ chuyên gia, nhân viên sự kiện giàu kinh nghiệm. Sài Gòn Kết Nối luôn nỗ lực để mang đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất với chi phí hợp lý nhất.
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SÀI GÒN KẾT NỐI
Địa chỉ: 60 An Nhơn, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.
Điện Thoại : 0979220223 (Ms. Hoa)
Website: https://saigonketnoi.vn/
Email: saigonketnoi20@gmail.com
Thu Ngân
