Hiện nay, trên thị trường khi tổ chức hội nghị, hội thảo luôn là trong những phương thức hiệu quả nhất. Để mọi người có thể trao đổi thông tin, thảo luận, bàn luận cũng như các sự kiện giới thiệu dịch vụ, sản phẩm. Nhưng khi đa số người khi bắt đầu tham gia việc tổ chức các sự kiện thường than vãn rồi sẽ suy nghỉ về việc thuê hội trường. Sau đó với tưởng tượng của họ thì vô cùng không hề dễ chút nào, và có quá nhiều thứ mà chúng ta cần phải luôn chú ý tới. Vì vậy sau đây bạn hãy cùng chúng mình tìm hiểu một số phương pháp sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí khi thuê hội trường tổ chức sự kiện của Sài Gòn Kết Nối.
Phương pháp giúp tiết kiệm chi phí khi thuê hội trường tổ chức sự kiện của Sài Gòn Kết Nối
1. Dịch vụ thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện tìm kiếm qua người quen
Đây luôn là cách tìm kiếm cho bạn hiệu quả những thông tin chân thực nhất. Bạn sẽ luôn có được những đầy đủ thông tin về địa chỉ, chi phí hay tiện ích đi kèm…Không những vậy, bạn luôn còn được tham khảo thêm những nhận xét; của người đã sử dụng qua một cách chân thực sau trải nghiệm sử dụng thực tế.
Nhưng luôn có những thông tin bạn được chia sẻ thường cùng chỉ về một địa điểm nhất định; cùng nơi người quen đó đã thuê và sử dụng. Nên bạn cần có sự chọn lọc những nhận xét; vì đó luôn có phần mang theo cảm xúc cá nhân của người sử dụng. Vì vậy đây luôn là các nguồn tin bạn nên tham khảo; cũng như cần tự mình tìm hiểu thêm nhiều thông tin liên quan để có lựa chọn đúng chính xác nhất.
2. Xác định nhu cầu thuê
Nhu cầu thuê hội trường tổ chức sự kiện sẽ gồm những yếu tố sau: sức chứa, mục đích sử dụng, địa điểm… Việc xác định trước nhu cầu sử dụng sẽ luôn giúp doanh nghiệp bạn tiết kiệm được kha khá vô số thời gian trong những việc tìm kiếm đó.
- Sức chứa của hội trường: bạn dự kiến sự kiện sẽ có bao nhiêu người đến tham dự? Số lượng người tham dự càng đông bạn luôn cần những phòng có diện tích càng lớn.
- Mục đích nguyên nhân sử dụng: Bạn lên kế hoạch sẽ tổ chức sự kiện gì? Đặc biệt, trong các dịp cuối năm này thì các công ty thường có những nhu cầu; tổ chức hội nghị hoặc tổng kết cuối năm thường rất lớn. Cùng lúc đó, các sự kiện như Giáng sinh; NewYear (năm mới) hoặc Party (tiệc mừng) cũng thường được các công ty tổ chức cuối năm.
- Địa điểm: Đây cũng là một yếu tố quan trọng bạn luôn cần quan tâm đến đó là địa điểm thuê. Vì bạn sẽ luôn mong muốn thuê các hội trường thường ở gần công ty của mình. Nhưng điều này thường rất khó để tìm kiếm được phòng hội trường ưng ý mà lại gần công ty bạn. Vì thế bạn hãy nên lựa chọn những hội trường có vị trí luôn đáp ứng thuận tiện đi lại nhất.
3. Xác định chi phí ngay từ đầu để không bị phát sinh chi phí
Nhất định, khi với mỗi sự kiện tổ chức thì công ty bạn chắc đều có chuẩn bị khoản chi phí dự kiến phù hợp với công ty. Nhiều khi để các sự kiện cuối năm diễn ra thành công nhất bạn không nên quá tiết kiệm về chi phí thuê. Nhưng bên cạnh đó, bạn luôn có thể tìm thấy những địa điểm trên thị trường cho thuê hội trường sự kiện giá rẻ, uy tín và chất lượng để tham khảo. Chỉ với chị phí tiết kiệm bạn đã có thể thuê phòng hội trường với sức chứa từ 30 – 300 người. Như ví dụ : bảng giá đầy đủ nhất của dịch vụ cho thuê hội trường tại Sài Gòn Kết Nối như sau:
Bảng giá dịch vụ thuê hội trường tổ chức sự kiện tại Sài Gòn Kết Nối (sức chứa khoảng 300 người)
| STT | THỜI GIAN | CHI PHÍ
(VNĐ) |
PHÁT SINH
(Tính từ phút thứ 16) |
|
| 1 | THEO KHUNG GIỜ:
– Từ 7h00 – 12h00 – Từ 13h00 – 17h00 – Từ 17h00 – 21h00 |
5,000,000/ buổi | 1,000,000/giờ | |
| 2 | THUÊ THEO NGÀY
– Từ 7h00 – 16h00 – Từ 12h00 – 21h00 |
9,000,000/ ngày | 1,000,000/giờ | |
| 3 | THUÊ GÓI VIP
– Từ 7h00 – 21h00 – Từ 300 – 400 khách mời |
15,000,000 | 1,000,000/giờ | |
| Giá bao gồm: VAT, Âm thanh, Ánh sáng, Máy lạnh, Micro không dây, Màn hình LCD, Máy chiếu, Bảng hướng dẫn. | ||||
Vì chi phí vốn luôn là một trong những yếu tố được các công ty muốn thuê dịch vụ quan tâm nhất. Bởi vậy, bạn luôn cần lập kế hoạch chi tiết nhất về chi phí tối thiểu cùng tối đa cho dự kiến việc thuê hội trường tổ chức sự kiện. Nhờ đó sẽ luôn giúp bạn tránh được vượt quá chi phí dự kiến hoặc vì để tiết kiệm chi phí. Mà thuê trúng hội trường không đáp ứng không đủ các nhu cầu.
4. Trao đổi kỹ với người cho thuê
Một khi công ty của bạn đã có các lựa chọn được phòng ưng ý và quyết định thuê phòng. Bạn nên hãy trao đổi kỹ càng với người cho thuê. Nếu bạn còn thắc mắc điều gì hãy hỏi hết để bên cho thuê dịch vụ hội trường được giải đáp kịp thời nhé. Đảm bảo cho bạn không còn thắc mắc gì nữa trước khi công ty bạn ký hợp đồng.
5. Đọc kỹ hợp đồng
Như bạn nên hiếu Hợp Đồng chính là thứ luôn để bảo vệ quyền lợi của bạn; trong trường hợp khi có những tranh chấp xảy ra. Trước khi ký hợp đồng, bạn nên đọc kỹ các điều khoản cũng như phụ lục trong hợp đồng thuê hội trường tổ chức sự kiện. Chú ý phải xem các yếu tố như tiền phòng, thời gian đóng tiền, các chi phí khác….Xem thật kỹ để tránh sự tranh cãi không đáng có cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều chi phí khi xảy ra mẫu thuẫn đấy.
Kết luận
Nếu bạn có dự định thuê hội trường tổ chức sự kiện, hãy tìm đến những đơn vị cho thuê uy tín trên thị trường để vừa tiết kiệm được chi phí, vừa có được dịch vụ tốt nhất. Những kinh nghiệm trên đây chúng mình cung cấp hy vọng sẽ giúp bạn tìm được thuê hội trường đúng như mong muốn. Hoặc bạn có thể thử liên hệ với chúng tôi Sài Gòn Kết Nối sẽ luôn thỏa mãn đáp ứng nhu cầu khi bạn dùng dịch vụ cho thuê hội trường tổ chức sự kiện hiệu quả cùng chi phí hợp lý nhất. Chúc các bạn thành công!
Mọi thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SÀI GÒN KẾT NỐI
Địa chỉ: 60 An Nhơn, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.
Điện Thoại : 0979220223 (Ms. Hoa)
Website: https://saigonketnoi.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/saigonketnoi.vn/
Email: saigonketnoi20@gmail.com
