Hội thảo thường xuyên tổ chức với nhiều mục đích khác nhau cho hoạt động kinh doanh. Để thành công đòi hỏi sự cẩn thận chuẩn bị trong nhiều hạng mục. Vì vậy dịch vụ thuê hội trường tổ chức hội thảo như thế nào để hiệu quả nhất? Hãy cùng Sài Gòn Kết Nối tìm hiểu quy trình tổ chức hội thảo nhé.
Mức Độ Quan Trọng Của Việc Tổ Chức Chương Trình Hội Thảo
Chương trình hội thảo quan trọng và rất đặc biệt trong mọi lĩnh vực. Đây là cơ hội để các đơn vị quảng bá và kết nối với các đối tác của họ. Ngoài ra để vinh danh hay tri ân những nhân viên, Đã có đóng góp xuất sắc hoặc các đối tác đã đồng hành cùng đơn vị.
Do vậy kịch bản dẫn chương trình phải được xây dựng một cách tỉ mỉ và chuyên nghiệp. Có thể phải tham khảo từ những người có kinh nghiệm hoặc chuyên môn về tổ chức sự kiện.
Quy Trình Tổ Chức Hội Thảo Gồm Các Bước Nào?
Hội thảo cần có quy trình rõ ràng với một kế hoạch tốt nếu muốn thành công. Bởi 50% thành công sẽ phụ thuộc vào quá trình tổ chức và kế hoạch của bạn.
XÁC ĐỊNH CHỦ ĐỀ HỘI THẢO
Xác định được chủ đề rõ ràng và cụ thể để xây dựng nội dung. Sau đó sẽ lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo chi tiết nhất để mang tới hiệu quả cao.
LÊN KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI THẢO
7 bước lên kế hoạch bạn cần chú ý:
- Mục Tiêu Và Mục Đích Hướng Tới Của Hội Thảo
- Xây Dựng Nội Dung Cho Hội Thảo
- Khảo Sát Và Lựa Chọn Địa Điểm, Thời Gian Tổ Chức Hội Thảo
- Lên Kinh Phí Dự Trù Tổ Chức
- Lựa Chọn Đơn Vị Tổ Chức Uy Tín
- Lên Danh Sách Khách Mời
- Chương Trình Của Hội Thảo
CHUẨN BỊ CHO HỘI THẢO
Dịch vụ thuê hội trường kiểm tra không gian các thiết bị cần thiết. Có thể chuẩn bị thêm các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
Xây dựng kịch bản truyền thông cho sự kiện. Chuẩn bị tài liệu đầy đủ và phân công đưa thư mời khách hàng
TỔ CHỨC HỘI THẢO
Chú ý khâu đón tiếp và người tham dự để đảm bảo hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản. Sau khi kết thúc chương trình hội thảo chuẩn bị tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự. Ghi biên bản hội thảo thông báo kết luận của hội thảo
XỬ LÝ THÔNG TIN – ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ HỘI THẢO
Đưa ra đánh giá nội dung hội thảo
Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội thảo về nội dung thảo luận
Đánh giá hiệu quả của hội thảo dựa trên:
Số lượng thực tế người tham dự và ý kiến của khách hàng
Kết quả hoạt động truyền thông đem lại
Tại Sao Cần Có Quy Trình Tổ Chức Hội Thảo?
Mặc dù sự thành công phải dựa vào nhiều yếu tố. Tuy nhiên việc lên chương trình tổ chức là phần không thể thiếu. Để cho sự kiện, hội thảo hoàn hảo và tốt nhất.
THỜI GIAN TỔ CHỨC:
Nên lựa chọn thời điểm vào cuối tuần bởi vì đây là lúc mọi người có nhiều thời gian để đi dự hội thảo. Để tránh làm phiền thì khung giờ hợp lý nhất là 14h – 16h chiều để tổ chức hội thảo.
ĐỊA ĐIỂM:
Dịch vụ thuê hội trường chọn không gian rộng rãi. Đảm bảo thiết bị âm thanh ánh sáng đầy đủ, trang trí chuyên nghiệp. Địa điểm trung tâm và hợp lý với cung đường tham dự của số đông khách tham gia.
KỊCH BẢN CHƯƠNG TRÌNH:
Kịch bản rõ ràng chi tiết theo từng phần, phần nào diễn trước phần nào diễn sau. Điểm nhấn ở đâu để gây ấn tượng và truyền đạt thông điệp cho khách hàng nắm bắt.
ĐIỀU HÀNH CHƯƠNG TRÌNH:
Ban tổ chức nên phân chia công việc phù hợp với từng bộ phận để thể hiện sự chuyên nghiệp của chương trình.
Chuẩn bị, chạy thử chương trình: Cần chạy thử trước chương trình để đưa ra các kế hoạch và phương án dự phòng hợp lý.
Chi Phí Thuê Phòng Hội Thảo
Chi phí cạnh tranh dịch vụ thuê hội trường trên thị trường với trang thiết bị hiện đại. Đảm bảo hỗ trợ 100% cho toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện của mọi đối tượng khách hàng. Bạn chỉ cần bỏ ra chi phí rất nhỏ để trải nghiệm không gian tuyệt vời tại Sài Gòn Kết Nối. Để sự kiện diễn ra một cách trơn tru và đạt hiệu quả theo đúng mục tiêu ban đầu đề ra. Bạn nên có kế hoạch xây dựng lời dẫn chương trình hội thảo một cách tỉ mỉ và tham khảo từ những người có kinh nghiệm đi trước.
Mọi thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ SÀI GÒN KẾT NỐI
Địa chỉ: 60 An Nhơn, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh.
Điện Thoại : 0979 220 223 (Ms. Hoa)
Website: https://saigonketnoi.vn/
Fanpage: https://www.facebook.com/saigonketnoi.vn/
Email: saigonketnoi20@gmail.com
