Một sự kiện dù được tổ chức với quy mô lớn hay nhỏ thì cũng cần được chuẩn bị chu đáo và lên kế hoạch rõ ràng, cụ thể. Công tác chuẩn bị càng tỉ mỉ, chu đáo bao nhiêu thì tỉ lệ thành công của sự kiện đó càng lớn, và càng giảm thiểu được các sự cố ngoài ý muốn trong sự kiện bấy nhiêu. Và một trong những công tác chuẩn bị mà bạn không thể bỏ qua đó là việc lựa chọn địa điểm và cho thuê hội trường – hội nghị. Chúng tôi sẽ giới thiệu một vài kinh nghiệm nhỏ về cho thuê hội trường – hội nghị để bạn có thể tham khảo.
Vì sao cần phải lên ý tưởng tổ chức sự kiện?
- Tổ chức hội nghị, hội thảo
- Tổ chức ngày hội gia đình
- Tổ chức Festival doanh nghiệp
- Tổ chức tiệc tất niên cuối năm
- Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công tỷ
- Tổ chức lễ khai trương, khánh thành, khởi công
- Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới
- Tổ chức tiệc tri ân khách hàng,…
Địa điểm cho thuê phòng hội trường
Chất lượng phòng hội trường
Chất lượng hội trường rất quan trọng, để bạn có được cái nhìn tổng quan hơn về chất lượng cho thuê hội trường – hội nghị bạn nên xem những nội dung sau đây: Không gian, diện tích, nội thất hội trường như bàn ghế, sân khấu, hoa, bàn ghế đại biểu, bày trí set up hội trường, các trang thiết bị đầy đủ: Wifi, màn chiếu, chất lượng âm thanh, an ninh tốt, có máy pháp dự phòng, nước uống nóng lạnh, các giải pháp dự phòng khi có sự cố xảy ra …
Cách dịch vụ đi kèm khi thuê hội trường
Một vài dịch vụ đi kèm khi cho thuê hội trường – hội nghị như: Dịch vụ teabreak, nhận đặt tiệc, hoa tươi chúc mừng, buffet theo yêu cầu, in ấn, trang trí sân khấu, thi công backdrop,… Những dịch vụ đi kèm tuy chỉ là phụ nhưng nó cũng ảnh hưởng rất nhiều đến thành công của buổi sự kiện. Chính vì thế đơn vị tổ chức hãy quan tâm đến các dịch vụ đi kèm để buổi sự kiện được diễn ra thành công hơn.
Giá thuê hội trường – Hội nghị
Giá cả để bạn thuê hội trường tổ chức sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Địa điểm, diện tích, trang thiết bị, và một vài yếu tố khác. Do đó bạn phải cân đối thật cân đối với kinh phí của của mình, và nên có phí dự trù khi phát sinh.
Lựa chọn thời điểm “vàng” để tổ chức sự kiện
Thời điểm tổ chức sự kiện cũng là xu hướng đáng cân nhắc tại các sự kiện năm 2021. Bởi lẽ đại dịch vẫn tiềm ẩn nhiều nguy cơ xấu, cần hạn chế tụ tập đông người là điều khả dĩ nhất để ngăn ngừa khả năng lây lan virus. Các nhà tổ chức sự kiện sẽ phải cân nhắc thời điểm tổ chức để không trùng lặp quá nhiều sự kiện, hoặc thuê địa điểm độc quyền để đảm bảo loại bỏ việc có quá đông người xuất hiện tại cùng một địa điểm.
Xu hướng tổ chức sự kiện 2 trong 1 trực tiếp kết hợp trực tuyến
Đối với tình trạng dịch bệnh còn diễn biến phức tạp như hiện nay, để giảm thiểu thiệt hại và tăng tính chất giải trí, sự kiện trực tuyến trở thành cứu tinh của các nhà tổ chức sự kiện. Trong tương lai, loại hình sự kiện này sẽ còn được sử dụng nhiều nhờ sự phát triển của khoa học, công nghệ. Tuy nhiên, theo đánh giá của nhiều người, sự kiện trực tuyến vẫn có những bất tiện so với sự kiện trực tiếp về tính tương tác. Do đó, việc kết hợp sự kiện trực tiếp và trực tuyến sẽ là xu hướng tối ưu của ngành sự kiện năm 2021 sắp tới.
Nắm được các xu hướng tổ chức sự kiện nổi bật 2021 sẽ giúp các nhà tổ chức có được chương trình thành công hơn. Bởi vậy, hãy tìm hiểu kĩ các xu hướng mới này để có một sự kiện hoàn hảo nhất nhé!
Hợp đồng thuê hội trường
Bạn nên làm hợp rõ ràng giữa 2 bên, kiểm tra kĩ càng tình trạng, chất lượng hội trường cũng như những dịch vụ đi kèm, để tránh những chi phí phát sinh không đáng có trong kế hoạch kinh phí của bạn.
Với 5 kinh nghiệm nhỏ khi thuê hội trường tổ chức sự kiện rất thiết thực trên, hy vọng chúng tôi có thể giúp quý khách hàng tổ chức được những chương trình thành công nhất.
